La gestione acquisti è integrata con il magazzino per ottenere la disponibilità e l’esistenza degli articoli, con la contabilità (movimenti IVA, scadenziario e cespiti) aggiornata automaticamente dalle fatture ricevute, con i cespiti, con le commesse e con la contabilità analitica.
Le richieste di acquisto e gli ordini possono essere assoggettati ad approvazione da parte del responsabile acquisti prima di poter essere inviati ai fornitori. I contratti commerciali sono catalogati nella gestione dei listini articoli, fornitori e sconti con diversi livelli di dettaglio e priorità.
Durante il caricamento dei documenti è possibile controllare, automaticamente o manualmente, la presenza di documenti a livello superiore da evadere, la situazione commerciale dell’articolo (es. costi di acquisto ricavati dai documenti di carico, disponibilità tempificata in funzione degli impegni clienti e degli ordini fornitori inevasi) e dei fornitori (es. ultimi prezzi pagati al fornitore per l’articolo acquistato).
ll flusso commerciale passivo prevede la gestione dei seguenti documenti:
Gli articoli con distinta base possono essere esplosi automaticamente e la loro struttura può essere inserita nelle righe di dettaglio del documento.L’evasione delle richieste di acquisto e degli ordini può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.
La gestione delle richieste di acquisto (RDA) consente a ciascun utente di informare l’ufficio acquisti sulle sue necessità di approvvigionamento, nate per esigenze specifiche oppure durante il caricamento degli ordini clienti o di produzione o dall’analisi della situazione di magazzino.
Le richieste fatte a fronte di ordini mantengono traccia dell’origine della richiesta che viene evidenziata nelle situazioni di evadibilità e al momento dell’arrivo del materiale.
L’ufficio acquisti analizza tutte le richieste degli utenti, decidendo se respingerle (motivandole con una nota), metterle in attesa oppure creare l’ordine al fornitore per l’articolo richiesto o per uno equivalente.
Tutti i documenti possono essere stampati su moduli singoli o continui con layout personalizzabile dall’utente tramite l’apposito editor delle stampe integrato nel programma.
Possono essere utilizzati i formati standard più comuni e la stampa delle richieste d’acquisto e degli ordini può essere inviata automaticamente in formato PDF come allegato di posta elettronica al destinatario.
Le funzioni di navigazione consentono la tracciabilità per fornitore ed articolo con visualizzazione dei collegamenti tra i diversi documenti, partendo dalle richieste di acquisto per arrivare ai movimenti di magazzino ed alla prima nota contabile. Si può passare da un documento a quello che l’ha generato ed a quelli derivati con un semplice click del mouse.