La gestione acquisti è integrata con il magazzino per ottenere la disponibilità e l’esistenza degli articoli, con la contabilità (movimenti IVA, scadenziario e cespiti) aggiornata automaticamente dalle fatture ricevute, con i cespiti, con le commesse e con la contabilità analitica.
Le richieste di acquisto e gli ordini possono essere assoggettati ad approvazione da parte del responsabile acquisti prima di poter essere inviati ai fornitori. I contratti commerciali sono catalogati nella gestione dei listini articoli, fornitori e sconti con diversi livelli di dettaglio e priorità.
Durante il caricamento dei documenti è possibile controllare, automaticamente o manualmente, la presenza di documenti a livello superiore da evadere, la situazione commerciale dell’articolo (es. costi di acquisto ricavati dai documenti di carico, disponibilità tempificata in funzione degli impegni clienti e degli ordini fornitori inevasi) e dei fornitori (es. ultimi prezzi pagati al fornitore per l’articolo acquistato).
ll flusso commerciale passivo prevede la gestione dei seguenti documenti:
Gli articoli con distinta base possono essere esplosi automaticamente e la loro struttura può essere inserita nelle righe di dettaglio del documento.L’evasione delle richieste di acquisto e degli ordini può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.
La gestione delle richieste di acquisto (RDA) consente a ciascun utente di informare l’ufficio acquisti sulle sue necessità di approvvigionamento, nate per esigenze specifiche oppure durante il caricamento degli ordini clienti o di produzione o dall’analisi della situazione di magazzino.
Le richieste fatte a fronte di ordini mantengono traccia dell’origine della richiesta che viene evidenziata nelle situazioni di evadibilità e al momento dell’arrivo del materiale.
L’ufficio acquisti analizza tutte le richieste degli utenti, decidendo se respingerle (motivandole con una nota), metterle in attesa oppure creare l’ordine al fornitore per l’articolo richiesto o per uno equivalente.